Wer hat schon mal versucht, zwischen den Jahren oder im Januar eine Mülltonne bei seiner Stadtverwaltung zu bestellen? Egal ob Stadtverwaltungen, Abrechnungsservices oder Verwaltern, allen dreht sich der Kopf, denn zwischen Dezember und März liegt die heiße Zeit der Abrechnungserstellung. Die Mieter hoffen auf ihre Betriebskostenabrechnungen und noch früher müssen die Jahresabrechnungen für die WEGs erstellt werden, denn vermietende Sondereigentümer benötigen die WEG-Jahresabrechnung zur Erstellung der Betriebskostenabrechnungen.
Doch was machen die Verwalter eigentlich? Was sind Jahresabrechnungen und wie unterscheiden sie sich von den ebenfalls zu erstellenden Vermögensberichten und Wirtschaftsplänen? Kaufleute und Wirtschaftswissenschaftlerinnen wissen genau, was sich hinter den Begriffen verbirgt. Aber angestellte Handwerker, Ärzte oder Juristen müssen sich in diese Art zu denken erstmal hereinfinden, bevor sie darüber gemäß § 28 WEG beschließen. Es geht um viel Geld und kein Eigentümer sollte aus falschem Stolz zulassen, dass andere Eigentümer über seinen Kopf hinweg entscheiden.
Beginnen wir mit dem Wirtschaftsplan: Die WEG-Jahresabrechnung 2021 ist eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan 2021. Konkret heißt das, der Verwalter hat in der Eigentümerversammlung 2020 einen Wirtschaftsplan für das folgende Jahr 2021 präsentiert und die Eigentümer haben diesem Wirtschaftsplan 2021 in der Eigentümerversammlung 2020 zugestimmt. Mit dem Wirtschaftsplan stellt der Verwalter eine Prognose über die Kosten und Einnahmen der WEG für das jeweils folgende Jahr auf und ermittelt daraus die Beträge, die die Eigentümer an Hausgeldern oder Rücklagen im folgenden Jahr zu zahlen haben.
Das Jahr 2021 ist nun abgelaufen, die Stadtverwaltungen schicken ihre verschiedenen Gebührenbescheide für 2022 raus. Die Abrechnungsservices ermitteln, was die einzelnen Bewohner einer Liegenschaft an Gas, Wasser, Öl u.s.w. verbraucht haben und erstellen die Heizkostenabrechnungen. Die Verwalter fügen alle Informationen und die weiteren entstandenen Kosten für den Hausmeister oder die Haustür-Reparatur und die Einnahmen aus z.B. einer Stellplatzvermietung in einer langen Auflistung hinzu, aus Gründen der Übersichtlichkeit unterteilt in Kontengruppen. Außerdem kann man guten Abrechnungen auch noch eine Unterteilung in die auf die Mieter später umlegbaren Kosten und die nicht-umlagefähigen Kosten gemäß Betriebskostenverordnung entnehmen. Und natürlich gibt es so eine Abrechnung nicht nur für die sogenannten laufenden Kosten, die der Verwalter im abgelaufenen Jahr aus dem Hausgeldkonto bezahlt hat, sondern auch eine Abrechnung über die Rücklagen, aus der sich u. a. ergibt, ob die geplante Zuführung zur Erhaltungsrücklage gezahlt wurde. Es gibt also mindestens zwei Jahresabrechnungen 2021 für jeden Eigentümer.
Und alle diese Abrechnungs-Positionen für 2021 werden den Wirtschaftsplan-Positionen für 2021 gegenübergestellt, über die ja schon 2020 beschlossen wurde. Jetzt kann jeder sehen, ob passend geplant und gewirtschaftet wurde oder ob sich ggf. Differenzen zwischen den tatsächlich angefallenen Kosten und Einnahmen und den geplanten Kosten und Einnahmen ergeben. Außerdem muss die Abrechnung noch den Umrechnungsschlüssel der Kosten und Einnahmen je Konto angeben, so dass der Eigentümer weiß, ob die Kosten für z.B. den Hausmeister nach Miteigentumsanteilen auf ihn und die anderen Eigentümerinnen umgelegt wird oder nach Wohneinheiten. Und natürlich sollte eine Jahresabrechnung auch immer den anteiligen Betrag aufweisen, den der Eigentümer je Kostenposition zu zahlen hat.
Zusammengefasst ergibt das die formellen Voraussetzungen einer Jahresabrechnung: Der Eigentümer entnimmt der Jahresabrechnung, ob passend geplant und gewirtschaftet wurde. Er kann die Kosten den Kostenpositionen zuordnen, die Konten sind aussagekräftig betitelt, der Eigentümer erkennt den Umlageschlüssel, die entstandenen Kosten je Kostenposition und natürlich die Summe, die dann je Kostenposition auf ihn entfällt. Er erhält letztendlich – materiell gesehen – den Über- und Einblick in die wirtschaftliche Situation der WEG.
Und nun fragen Sie sich vielleicht, was Sie mit diesen Informationen machen sollen. Was bringt Ihnen die Jahresabrechnung? Die Antwort ist einfach: Eine Jahresabrechnung zeigt Ihnen, an welchen Stellen Sie in den nächsten Jahren als WEG sparen oder investieren sollten. Sie zeigt Ihnen, dass der Verwalter entsprechend Ihren Vorstellungen aus dem zuvor beschlossenen Wirtschaftsplan gewirtschaftet hat. Wenn die Rechnung am Ende nicht schlüssig ist, zeigt die Abrechnung Ihnen auch, an welchen Stellen Sie von dem Verwalter auch noch Erläuterungen benötigen.
Mit dem neuen WEG hat sich jedoch etwas Gravierendes geändert und zwar § 28 WEG. Denn seit 01.12.2020 beschließen Sie in der ordentlichen Eigentümerversammlung nicht über die vielen aufgelisteten Positionen einzeln. Der Beschluss lautet immer nur über die sogenannte Abrechnungsspitze. Eine Abrechnungsspitze ist – flapsig gesagt – das was am Ende der Abrechnung unten rauskommt.
Die Konsequenz ist, dass Eigentümer nicht mehr wie bisher die einzelnen Abrechnungspositionen einer Abrechnung anfechten können, wenn ihnen Fehler in der Abrechnung auffallen. Sie können lediglich die formelle Fehlerhaftigkeit feststellen lassen, z.B. weil der Umlageschlüssel nicht ersichtlich ist. Oder aber die Fehlerhaftigkeit der Abrechnungsspitze gerichtlich überprüfen lassen, weil die Abrechnung am Schluss nicht aufgeht. Ob der Verwalter beim Hausmeister-Konto aus Versehen € 1.000,- zu viel eingetragen hat, diese Summe dafür aber beim Winterdienst-Konto fehlt, ist irrelevant für die Anfechtbarkeit der Abrechnung. Denn darüber beschließt die Eigentümerversammlung nicht und man kann nur die materielle Fehlerhaftigkeit eines Beschlusses anfechten, nicht die Abrechnung an sich. Wegen dieser Tipp-Fehler ist eine Abrechnung nicht mehr anfechtbar. Und das ist gut so, denn – wenn wir alle ehrlich sind – sind diese Fehler ärgerlich, aber sie ändern die Höhe der von Ihnen noch zu leistenden Nachschüsse oder der auszuzahlenden Vorschüsse nicht. Und nur über diese Höhe haben Sie gemäß § 28 WEG beschlossen.