Wir befinden uns im letzten Quartal 2025, die meisten Eigentümerversammlungen sind gelaufen und die Beiräte der Gemeinschaften der Wohnungseigentümer (GdWE, früher WEG) fragen sich, ob der Verwalter gute Arbeit abgeliefert hat, ob er wie gewünscht performed hat. Fühlten sich die Gemeinschaften der Wohnungseigentümer (oder auch Teileigentümer) ihren Ansprüchen entsprechend betreut? Sollte man den Verwalter wechseln?
Wenn Sie, liebe Beiräte und Sondereigentümer, sich diese Fragen stellen und schon dabei sind Google, ChatGPT, die Gelben Seiten oder Ihren Freundes- und Bekanntenkreis nach einem guten Verwalter zu fragen, dann beantworten Sie sich bitte zuerst die Frage nach den konkreten Ansprüchen der GdWE an einen Verwalter. Bitte nicht die eigenen, subjektiven Ansprüche an einen Verwalter in den Vordergrund stellen, denn auf die kommt es in einer GdWE nicht an.
Wenn Sie keine Vorstellung haben, was die GdWE eigentlich benötigt, erhalten Sie vielleicht einen bunten Strauß an Verwaltervorschlägen, aber keiner passt so richtig zu Ihren Wünschen. Die Folge wäre: Sie bestellen einen Verwalter, der sich besonders hübsch präsentieren kann, und können sich in zwei Jahren wieder auf die Suche machen, weil ein hübscher Präsentierer die Herausforderungen in Ihrer GdWE nicht stemmen konnte.
Auf was sollten Sie achten, wenn Sie eine Verwaltung bestellen?
Preis:
Bitte kommen Sie nicht mit dem Punkt: „Unsere GdWE bestellt immer den günstigsten Verwalter, denn dessen Angebot ist mehrheitsfähig.“ Dieser Ansatz beantwortet vielleicht die Frage nach der
Mehrheitsfähigkeit. Ihre Herausforderungen in der GdWE werden von diesem Kollegen vermutlich nicht gelöst.
Er kalkuliert nämlich entweder so: „Ich vereinbare eine geringe monatliche Grundvergütung, leiste nichts und habe so einen guten Schnitt für die nicht-geleistete Arbeit gemacht.“ In diesem Fall sind Sie spätestens in zwei Jahren wieder dort, wo Sie heute sind: auf Verwaltersuche.
Oder der Verwalter findet es super, dass er Zugriff auf die Rücklagen, das Angesparte und die Hausgelder hat und macht damit wilde Dinge, die Sie später in den Regionalnachrichten hören. Dann ist es meistens zu spät.
Unser Tipp: Finger weg von billigen Verwaltungen. In unserer Branche gilt, was überall gilt: Wer Ramsch bestellt, bekommt Ramsch.
24/7 Erreichbarkeit:
Die Erreichbarkeit des Verwalters ist ein starkes Anliegen in den Wohnungseigentümergemeinschaften – und auch bei einzelnen Sondereigentümern. Wir hören von unseren Kunden immer wieder, dass es sie sehr gestört hat, wenn der Verwalter nicht erreichbar war, bzw. sich nicht zurückmeldet.
Wenn dies ein Entscheidungsmerkmal für Ihre GdWE ist, dann sprechen Sie dies bitte bei Ihrer Verwaltersuche an. Seriöse Verwalter werden Ihnen erklären, dass sie nicht 24/7 telefonisch zur Verfügung stehen können. Das verbietet schon der Arbeitsschutz und die Logik.
Gute und seriöse Verwalter können Ihnen erklären, wie dringende Situationen außerhalb der Geschäftszeiten gehandhabt werden und auf welchen Kommunikationswegen in welcher Zeitspanne kommuniziert wird.
Wir sind z.B. in dringenden Fällen (Beispiel: „Es regnet von der Decke in die Wohnung“ = Dach- oder Leitungsschaden) über unseren Festnetz-Anrufbeantworter 24/7 erreichbar. Den Anrufbeantworter können wir von unseren Handys aus abhören, die Dringlichkeit so einschätzen und im Notfall sofort tätig werden. Da wir mit Cloud-Systemen arbeiten, haben wir unser Mini-Büro in Form unseres Handys immer dabei (vorausgesetzt, wir befinden uns nicht in einem Funkloch 😊).
Nicht so dringende Fälle (Beispiel: Sprechanlage der Haustür geht seit drei Wochen nicht) werden uns bitte zur schnellen Bearbeitung über das Eigentümer-Portal online gemeldet. So können wir unproblematisch und ohne weitere Kommunikationsrunden den Prozess zur Schadensbehebung starten.
Große GdWE wünscht eine größere Verwaltung mit vielen Mitarbeitern:
Wohnungseigentümergemeinschaften ab 30 Einheiten wünschen sich oft eine Verwaltung mit mindestens 10 Mitarbeitern, damit an einem Einzelkämpfer-Verwalter kein Klumpenrisiko hängt, das er möglicherweise in seiner Komplexität nicht verantworten kann. Dieser Gedanke ist zutreffend – vorausgesetzt, dass die GdWE keine weiteren Herausforderungen als ihre Größe hat.
Sollten in Ihrer GdWE andere Herausforderungen anstehen – wie z.B. kostenintensive Sanierungen in einer finanziell schwachen GdWE, Uneinigkeiten innerhalb der Gemeinschaft, Unklarheiten bei der Buch- und Kontoführung, Auswirkungen von Beschlüssen, der Teilungserklärung oder der Gemeinschaftsordnung oder rechtliche Fragen zu den Rechten und Pflichten der Gemeinschaft und der Sondereigentümer – dann sollten Sie nach einer Verwaltung schauen, die Erfahrung (und das stabile Nervenkostüm) bei der Lösung Ihrer GdWE-Probleme hat.
In der Verwalterbranche ist es so wie in anderen Branchen auch, wie z.B. bei Ärzten, Anwälten oder Architekten: Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Verwaltung haben in den vergangenen fünf Jahren unerwartet stark zugenommen, das Haftungsrisiko ist enorm gestiegen, das Leistungsspektrum wurde gesetzlich sehr stark erweitert.
Daraus folgt: Ein von der IHK geprüfter GdWE-Verwalter ist im besten Fall ein Allrounder im Sachbearbeiter-Bereich, ohne Spezialkenntnisse oder einen Überblick über das Haftungsrisiko der GdWE oder der Verwaltung. Leider werden diese jungen Kollegen oft in den größeren Verwaltungen mit Ihren Problemen überfordert. Sie können sie gar nicht lösen, verzweifeln, verstricken sich und suchen sich eine neue Anstellung – und Ihre GdWE erhält nach spätestens zwei Jahren einen neuen Objektverwalter zur Seite gestellt – und so geht es immer weiter.
Unsere GdWE braucht einen Verwalter-Spezialisten für unser konkretes Anliegen!
Wenn Sie nun wissen, welche Herausforderungen in Ihrer GdWE in den kommenden Jahren anstehen könnten, dann begeben Sie sich bitte gezielt auf die Verwaltersuche.
1. Sprechen Sie mit den anderen Sondereigentümern, ob diese ebenfalls Probleme mit dem aktuellen Verwalter haben und ob Sie mit Ihrer Einschätzung der zukünftigen Herausforderungen richtig liegen. So verhindern Sie, dass Sie sich umsonst bemühen.
2. Formulieren Sie bitte genau die Herausforderungen, so wie Sie auch einen konkreten Prompt an die künstliche Intelligenz stellen würden, um eine auf Ihre Frage passende Antwort zu bekommen.
3. Mit dieser konkreten Formulierung / diesem Prompt wenden Sie sich an die Info-Quelle, über die Sie auch sonst nach einer Verwaltung gesucht hätten: ChatGPT, Google, Gelbe Seiten, Freunde und Verwandte.
Wir sind uns sicher, dass es auch für Ihre GdWE einen seriösen und passenden Verwalter gibt. Sie müssen nur wissen, was Sie suchen.
By the way: Unsere Spezialisierungen sind Nerven- und Umsetzungsstärke, Klärung und Sauberkeit bei der Buchhaltung und Kontoführung, Kenntnisse des WEG-Rechts auf Fachanwalt-Niveau.
So stemmen wir große GdWE mit bis zu 100 Einheiten, lassen uns von verstrittenen GdWE nicht beeindrucken, wissen, ab wann es haftungsrechtlich brenzlig wird und können die Rechtmäßigkeit von Beschlüssen, Teilungserklärungen etc. einschätzen. Und unsere Abläufe und Prozesse sind unseren Ansprüchen an uns selbst entsprechend gestaltet: Wir möchten Probleme schnell und sauber lösen.