Schritt 3: Der Tag des Auszugs, der Wohnungsübernahme:
Die meisten Eigentümer geben diese Aufgabe gerne an uns ab, denn nun wird es brenzlig.
Wie ganz zu Anfang geschrieben, hat der ausziehende Mieter wenig Interesse daran, die Wohnung wieder so herzustellen, wie er sie übernommen hat, er ist in Gedanken schon bei der Einrichtung der neuen Wohnung. Und oft hat er auch gar nicht mehr das Geld, um die Wohnung wieder so herzustellen, wie er sie übernommen hat, die Kaution und die Einrichtung der neuen Wohnung schlagen zu Buche.
Hin und wieder – insbesondere dann, wenn der Mieter schon ahnt, dass die Übergabe für ihn schwierig werden könnte – hat der ausziehende Mieter zum Übergabetermin Verstärkung mitgebracht: einen Rechtsanwalt, die guttrainierten Fitnessstudio-Freunde mit Türsteher-Attitüde oder die männliche Seite der großen Verwandtschaft.
Wie gehen wir beiden Verwalterinnen dann vor? Ganz wichtig: Wir lassen uns nicht die Regie des Termins aus der Hand nehmen, egal wie wenig Zeit der ausziehende Mieter eingeplant hat und unabhängig von seiner Größe und seinem Auftreten.
Wir protokollieren lediglich die Zählerstande und die Schlüsselübergabe, wir protokollieren nie den Zustand der Wohnung, solange der ausziehende Mieter vor Ort ist. Denn wenn wir nach den 30 Minuten, die der Mieter für die Übergabe einkalkuliert hat, nur die schnellstmöglich festgestellten Mängel protokollieren, dann haben wir mit unserer Unterschrift unter das Übergabe-Protokoll anerkannt, dass die festgestellte Mängel-Liste abschließend ist. Das heißt: Sollten Sie später feststellen, dass Sie einiges übersehen haben, dann können Sie diese später gefundenen Schäden nicht mehr gegenüber dem Mieter geltend machen.
Und um ehrlich zu sein: Es fiele uns auch schwer, im Beisein des finster blickenden, ausziehenden Mieters zu protokollieren, dass das Schlafzimmer-Türschloss nur durch Gewalt aufgebrochen worden sein kann, wie z.B. einem Fußtritt gegen die verschlossene Tür (Beispiel aus dem wahren Leben).
Außerdem erklären wir, dass wir a) darauf hingewiesen haben, dass die Wohnung vertragsgemäß zu übergeben ist und b) dass wir direkt im Anschluss an die Übergabe alleine (ohne Rechtsanwalt oder der männlichen Verwandtschaft im Rücken) ein Foto- oder Videoprotokoll vom Zustand der Wohnung machen, zur Beweislastsicherung.
Leider führt unser Vorgehen oft zu Missmut, gerade bei den Mietern, die sich rechtlichen oder tatkräftig aussehenden Beistand zum Termin dazu geladen haben.
Schritt 4: Videoprotokoll aufnehmen, direkt nachdem die Mieter die Wohnung verlassen haben
Nachdem der ausziehende Mieter die Wohnung verlassen hat, nehmen wir unser Tablet oder Smartphone, um den Zustand der Wohnung per Video zu protokollieren.
Dabei gehen wir von Raum zu Raum, überprüfen die Elektronik, die Standfestigkeit der Armaturen, die Fliesen auf Risse und Sprünge und die Funktionsfähigkeit und Sauberkeit von Herden, Bad-Lüftern oder WC-Spülungen. Wir öffnen und schließen die Fenster und beschreiben das was wir sehen und geben auch erste Einschätzungen ab, ob die Räumlichkeiten vertragsgemäß übergeben wurden. Letztendlich sind wir Kommentatorin und Kamerafrau in Personalunion.
Nicht zu vergessen sind die Videos vom hoffentlich leergeräumten Kellerverschlag und dem Balkon.
Schritt 5: Nachbereitung Nr. 1; der Mieter erfährt, wie er die Wohnung verlassen hat
Wir analysieren das Videoprotokoll und stellen es dem ausziehenden Mieter mit Hinweisen zu Schäden und Schönheitsreparaturen zur Verfügung. Und wir weisen darauf hin, dass die im Videoprotokoll gefundenen Mängel nicht abschließend sein müssen.
Sollten wir Schäden feststellen, so sind diese mit Fristsetzung von zwei Wochen instand zu setzen, ansonsten werden wir die Maßnahmen auf Mieterkosten vornehmen lassen.
Sollten wir feststellen, dass die Schönheitsreparaturen trotz Erforderlichkeit nicht erbracht wurden – was meist der Fall ist, wenn die Wohnung anders zurückgegeben wird, als sie bei Einzug übergeben wurde – dann fordern wir unter Fristsetzung von zwei Wochen dazu auf und lassen bei Nichterfüllung diese Maßnahmen auf Mieterkosten von einem Fachbetrieb durchführen.
Außerdem weisen wir den Mieter daraufhin, dass er auch für weitere Kosten, wie z.B. eine Mietminderung des neuen Mieters etc. aufkommen muss, sollte er nicht fristgemäß erfüllen.
Schritt 6: Nachbereitung Nr. 2; am Ende steht die Kautionsabrechnung
Wenn alle Verpflichtungen des ausziehenden Mieters erfüllt worden sind oder die Fristen ergebnislos verstrichen sind, geht es an die sogenannte Kautionsabrechnung. Bitte beachten Sie dabei, dass die Kosten, die Ihnen wegen der Instandsetzung von Schäden, fehlender Schönheitsreparaturen, Mietausfällen, Nachzahlungen aus den nächsten Betriebskostenabrechnungen entstanden sind oder entstehen, mit der hinterlegten Kaution verrechnet werden können (und sollten). Sollten Ihre Ausgaben höher sein als die geleistete Sicherheit, so können Sie die darüber hinaus gehenden Kosten einklagen. Wir raten nur dann dazu, wenn sich der Klageaufwand für Sie lohnen sollte.
Zum Abschluss: Ein Auszugstermin ist oft nicht schön und viele Vermieter wollen in Frieden das Mietverhältnis beenden. Bitte haben Sie aber im Hinterkopf, dass der neue Mieter Ihrer Wohnung nun Ansprüche gegen Sie aus seinem Mietvertrag hat und nicht Sie sondern der alte Mieter gekündigt hat. Der Frieden mit einem ausgezogenen Mieter kann schnell zu Missverständnissen mit einem neuen Mieter führen, der sich eigentlich auf seine neue Wohnung freut.
Und nun noch ein kleiner Tipp: Terminieren Sie einen Auszug und einen Einzug mit einem Puffer von einem Monat. So können Sie einigermaßen entspannt sein, dass der neue Mieter in eine schönheitsreparierte Wohnung zieht, welche er bei seinem Auszug in ein paar Jahren wieder genauso an Sie zu übergeben hat, wie er sie vorgefunden hat.
Nachwort: Alle hier gemachten Angaben, stellen nur die Meinung der Verwalterin dar und sind keine Rechtsberatung. Bitte wenden Sie sich bei Bedarf an einen Rechtsanwalt.